Datenschutzerklärung

Liebe Kunden,
wir sind aktuell dabei unsere Datenschutzerklärung der neuen Verordnung anzupassen.
Bis wir wissen, welche Klauseln wir genau aufnehmen müssen, haben wir einen kurzen Überblick erstellt welche Daten wir warum erheben, verarbeiten und speichern und welche externen Dienstleister ggf. beteiligt sind.

Verantwortliche Stelle für das Thema Daten ist die Eigentümerin von NFDB, Desiree Hollender – siehe Impressum.

Erstkontakt: wir gehen davon aus, dass wir Ihre Daten erheben, verarbeiten und speichern dürfen, wenn Sie uns über unser Kontaktformular oder direkt per Email, WhatsApp, iMessage oder SMS kontaktieren. Wenn Sie dies nicht möchten, dann rufen Sie uns bitte an. Wenn Sie nicht möchten, dass wir Ihre Nummer sehen, so rufen Sie bitte mit unterdrückter Nummer an.

Wenn Sie bei uns Kunde werden möchten, dann benötigen wir einige personenbezogene Daten von Ihnen und ggf. von Ihrem Kind.
Diese sind: vollständiger Name und Rechnungsadresse, Emailadresse und eine Telefon- oder Handynummer, unter der wir Sie erreichen können. Es wäre auch schön, wenn Sie uns bei der Buchung angeben wen wir zur Nachhilfe erwarten dürfen. Wir benötigen nicht den Nachnamen von Ihrem Kind, der Vorname reicht 

Weitergabe von Daten an Dritte: Wir verarbeiten Ihre Daten nicht vollständig selbst, sondern setzen dabei Programme und Services von anderen Firmen ein („Tools“). Die verwendeten Tools werden wir von Zeit zu Zeit ändern, wenn es uns aus rechtlichen, technischen oder wirtschaftlichen Erwägungen heraus sinnvoll erscheint. Alle aktuell in Benutzung befindlichen Tools haben wir im weiteren Verlauf des Dokuments genannt und den jeweiligen Einsatzzweck erläutert.

Wir nutzen neben Email, Telefon, SMS und iMessage auch WhatsApp. Sobald wir Sie einmal telefonisch kontaktiert haben, gleicht WhatsApp unser Telefonbuch ab und “schaut”, ob Sie auch WhatsApp benutzen. Falls ja, sehen wir das bei uns auf dem iPhone und natürlich sieht WhatsApp, dass wir Kontakt haben. Wenn Sie einen Termin buchen, ist dieser Abgleich daher auch in der Einwilligung inbegriffen.

Sie können mit uns natürlich auch einfach per Email kommunizieren oder mit unterdrückter Nummer anrufen oder eine Festnetznummer nutzen.

Im Normalfall speichern wir keine Handynummern auf dem iPhone von Desiree Hollender. Es gibt jedoch einige wenige Kunden, mit denen wir häufig telefonisch oder per iMessage kommunizieren. Da erleichtert uns ein gespeicherter Kontakt die Übersichtlichkeit. Dieses Vorgehen ist auch in der Einwilligung enthalten, wenn Sie bei uns einen Termin buchen.

Die Zustellung der Rechnungen oder Quittungen (bei Vorkasse) und ein Großteil der Kommunikation findet via Email statt. Wir archivieren alle Emails, damit wir die Kommunikation mit Ihnen auch nach einer längeren Zeit nachvollziehen können.
Zudem kommunizieren wir, wenn es für Sie ok ist, auch per SMS, iMessage und WhatsApp. Und natürlich kontaktieren wir Sie auch telefonisch, wenn es nötig ist.

Bei Terminbuchungen über unsere Buchungssysteme müssen Sie bei jedem Termin einwilligen, dass wir Ihre Daten erheben, verarbeiten und speichern dürfen und zudem, dass wir Sie im Bedarfsfall kontaktieren dürfen. Falls Sie diese Einwilligung nicht erteilen, können wir mit Ihnen leider keinen Vertrag abschließen.

Wir benutzen zur Terminkoordination für Einzelnachhilfe das Buchungssystem von Appointy.
Um es nutzen zu können, müssen Sie ein Profil erstellen und Ihre Emailadresse verifizieren. Es wird ein Account für sie in der Datenbank von Appointy angelegt. Sie können Ihren Account selbst verwalten und auch bei Bedarf wieder löschen.
Ihre hinterlegten Kontakt-Daten bei Appointy sieht der Tutor, bei dem Sie den Termin buchen. Der Tutor darf Sie oder Ihr Kind im Bedarfsfall kontaktieren (z.B. bei Zuspätkommen, plötzlicher Erkrankung während der Nachhilfe etc.).
Zudem sehen wir von NFDB wann ein Termin gebucht wurde und ob die Buchung vom Kunden oder von uns getätigt wurde.

Nach jedem Termin erstellt der gebuchte Tutor einen Lernfortschrittsbericht, der bei Appointy beim jeweiligen Termin eingetragen wird. Der Bericht enthält die Dauer des Termin, welche Themen behandelt worden sind und ggf. noch weitere wichtige Details. Meist ist der Vorname des Schülers erfasst. Zudem wird erfasst, ob der der Schüler pünktlich, zu spät oder gar nicht erschienen ist.
Der Bericht wird dem Kunden entweder mit der Quittung zugeschickt (durch Appointy) oder mit der Rechnung durch das Buchhaltungsprogramm. In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass der Bericht per Email versendet wird.
Tutoren können nur ihre selbst verfassten Berichte einsehen.
Im Bedarfsfall werden die Berichte unter den Tutoren ausgetauscht, wenn z.B. bei der gleichen Thematik mehrere Tutoren unterstützen. Diese Berichte verschickt Desiree Hollender entweder per Email oder WhatsApp.

Wir benutzen zur Terminkoordination für Kurse das Buchungssystem von Setmore.
Um es nutzen zu können, müssen Sie ein Profil erstellen. Es wird ein Account für sie in der Datenbank von Setmore angelegt. Sie können Ihren Account selbst verwalten und auch bei Bedarf wieder löschen.
Ihre hinterlegten Kontakt-Daten bei Setmore sieht nur Desiree Hollender.

Bitte beachten Sie, dass wir alle relevanten Daten in unser Buchhaltungssystem übertragen. Das System nutzen wir für unsere komplette Buchhaltung und zur Ermittlung der Steuererklärung. Dort wird für jeden Kunden eine Datei angelegt. Zugang zum Buchhaltungssystem haben nur Desiree und Florian Hollender.

Wir bieten die Möglichkeit an, dass Sie per Vorkasse bezahlen können. Und zwar aktuell über Paypal. Wie Paypal mit Ihren Daten umgeht können Sie auf deren Webseiten erfahren.

Zur Ermittlung der Steuererklärung von Desiree Hollender bekommt ihr Steuerberater die nötigen Daten gestellt. Dies sind normalerweise Name, Rechnungsanschrift, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag und Datum des Zahlungseinganges der jeweiligen Kunden.

Im Bedarfsfall, wenn der Kunde nach Fristende der zweiten Mahnung immer noch nicht das Honorar bezahlt hat, beauftragt Desiree Hollender ein Inkassobüro. Dieses erhält nach gültiger Rechtslage alle relevanten Informationen, um Desiree Hollender zu ihrem Honorar zu verhelfen.

Weitere webbasierte Tools/Anbieter:

Ihr Computer übermittelt uns (bzw. dem Server beim Anbieter Hosteurope, auf dem unsere Website läuft) Ihre IP-Adresse, wenn Sie unsere Website benutzen und abhängig von der Art der Nutzung und von den Einstellungen Ihres Computers speichern wir dabei kleine Textdateien auf Ihrer Festplatte („Cookies“). Wir legen diese Dateien an, damit unsere Webseite für Sie besser funktioniert. Es ist eine Art Kurzzeitgedächtnis Ihres Browsers.

Wir legen außerdem auf unserem Webserver Textdateien an, die folgende Informationen über Sie enthalten können: Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem, die URL der Webseite, von der Sie kommen, den Namen Ihres Computers und die Uhrzeit („Logfiles“). Die Logfiles sind für uns nicht bestimmten Personen zuordenbar. Eine Zusammenführung dieser Daten mit Cookies oder IP Adresse nehmen wir nicht vor. Wir behalten uns aber vor, diese Daten nachträglich in Einzelfällen auszuwerten, wenn uns konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung vorliegen. Die Logfiles helfen uns zu verstehen, auf welche Art von Computern unsere Website funktionieren muss, welche Seiten wie häufig besucht werden.

Um besser zu verstehen wie Nutzer zu NFDB.info kommen und sich auf unserer Website verhalten, nutzen wir Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. (“Google”). Google Analytics verwendet sog. “Cookies”, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Im Falle der Aktivierung der IP-Anonymisierung auf dieser Webseite wird Ihre IP-Adresse von Google jedoch innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt.

Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Websitebetreiber zu erbringen. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.

Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich werden nutzen können. Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de.

Falls Sie unseren Newsletter erhalten möchten, so müssen Sie sich per “double-opt-in” dafür eintragen. Sie können sich jederzeit vom Newsletter wieder austragen. Wir nutzen dafür Mailchimp. Auch von Mailchimp werden Daten erhoben erhoben: wurde der Newsletter von Ihnen geöffnet und falls ja – wann, wurden Links angeklickt und wenn ja- wie häufig.

Für unser Marketing nutzen wir zusätzlich Google AdWords und ebay Kleinanzeigen – dorthin übermitteln wir aber keinerlei Daten von unseren Nutzern oder Kunden.

Daten im Büro: Im Büro in der Rutschbahn 8, 20146 Hamburg gibt es einen Ordner mit Übersichten zu allen Buchungen. Dort sind alle Kundendaten und der Lernfortschrittsbericht zu den einzelnen Terminen zu finden. Zudem enthält der Ordner die Kursübersichten, in denen die Namen der Teilnehmer vermerkt sind. Wenn ein Kunde bar zahlt, findet sich auch die Quittung in diesem Ordner. Zugang zu diesem Ordner hat nur Desiree Hollender.

Löschfristen:

Wir bewahren Ihre Daten so lange auf, bis wir Ihren Auftrag haben bzw. unseren Vertrag erfüllt haben, oder bis die gesetzliche Frist zur Aufbewahrung abgelaufen ist. Diese Fristen ergeben sich vor allem aus § 257 HGB, wo die Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen geregelt ist.

Auskunft:
Sie haben jederzeit das gesetzliche Recht, Auskunft über die von uns gespeicherten Daten zu verlangen. Sollten, trotz unserer Bemühungen um Datenrichtigkeit und Aktualität, falsche Informationen über Sie gespeichert sein, werden wir diese, auf Ihre Aufforderung hin, so schnell wie möglich berichtigen.

Aufsichtsbehörde: Sollten Sie das Gefühl haben, dass wir unseren Informationspflichten Ihnen gegenüber nicht nachkommen, haben Sie das Recht sich bei einer Aufsichtsbehörde (zum Beispiel dem Datenschutzbeauftragten eines Bundeslandes in Deutschland) zu beschweren.

Quellen: eRecht24 Datenschutzerklärung, Google Analytics Bedingungen